Nekada se uspeh događaja merio aplauzom na kraju večeri i utiskom ‘mislim da je bilo dobro’. Danas, takav pristup više nije dovoljan – posebno kada govorimo o IT konferencijama, korporativnim događajima i zahtevnim poslovnim okupljanjima. Organizatori žele jasne brojke: koliko je ljudi zaista došlo, koliko su se zadržali, koje zone su bile najposećenije, šta je funkcionisalo dobro, a šta se u budućnosti mora poboljšati.
Iz tog razloga, event data & analytics sistemi i moderni prostori koji znaju kako da ih podrže dobijaju na sve većem značaju. Jedan od takvih prostora u Beogradu je Fabrika Events, event centar koji ne nudi samo atraktivan industrijski enterijer, već i uslove za pametno merenje uspeha svakog eventa.
Od check-in liste do pametnog ulaza
Prvi kontakt učesnika sa događajem najčešće se dešava na ulazu. Umesto klasičnih spiskova na papiru, savremeni eventi se oslanjaju na:
- digitalne check-in sisteme
- QR kod pozivnice
- aplikacije za registraciju
- RFID bedževe ili narukvice
Moderan event centar mora da obezbedi logistiku za ovakve sisteme: stabilan internet na ulazu, dovoljno prostora za check-in zone, strujne priključke, površine za brendiranje i jasno definisan tok ulaska.
U Fabrici Events je moguće osmisliti ulaz koji nije samo ‘kontrolna tačka’, već i prvi analitički izvor podataka: tačno vreme dolaska, broj registrovanih učesnika, odnos prijavljenih i prisutnih, tok pristizanja gostiju. Sve to kasnije pomaže organizatorima da planiraju sledeće događaje – od satnice do veličine tima na recepciji.
Kretanje gostiju kao vredan izvor podataka
Posle ulaza, najvažnije pitanje je: kuda se gosti kreću i gde se zadržavaju?
Na događajima sa više zona – plenarna sala, breakout prostori, demo zona, networking lounge, bar – organizatore zanima:
- koje zone su bile najposećenije
- koliko su se ljudi zadržavali
- kako je tekao protok između delova programa
Uz pomoć RFID bedževa, Bluetooth beacon-a, Wi-Fi tracking-a ili integrisanih analytics rešenja u event platformama, danas je moguće pratiti ‘tok’ publike kroz prostor (naravno, u skladu sa pravilima privatnosti).
Fabrika Events, sa svojim otvorenim industrijskim rasporedom, višestrukim zonama i mogućnošću jasnog definisanja tokova kretanja, pruža odličnu osnovu za ovakva merenja. Organizatori mogu, na primer, da analiziraju da li su učesnici više vremena provodili u demo zoni partnera ili u lounge delu, da li je networking bio živ, da li je plenarna sala zadržala pažnju publike do kraja – i da na osnovu toga prilagode sledeći event.
Integracija sa event platformama
Savremeni događaji sve češće se oslanjaju na specijalizovane event platforme – alate kroz koje učesnici:
- prate agendu
- biraju sesije
- glasaju u realnom vremenu
- postavljaju pitanja
- zakazuju 1-na-1 sastanke
Da bi ovo zaista funkcionisalo, prostor mora da obezbedi: stabilan Wi-Fi, dovoljno mesta za punjače, jasno zoniran program, tehničku podršku za integraciju prezentacija, stream-ova i interaktivnih elemenata.
U Fabrici Events, tehnička infrastruktura (Wi-Fi visokih performansi, profesionalni AV sistemi, mogućnost postavljanja dodatnih ekrana i info-tačaka) omogućava da organizatori kasnije mogu da analiziraju:
- koja predavanja su imala najveći odaziv
- gde je bila najveća interakcija publike
- koji govornici su najviše angažovali učesnike
- koliko je ostvareno sastanaka i kontakata
Od emocije do brojke – kako Fabrika Events pomaže organizatorima
Podaci sami po sebi ne znače mnogo ukoliko ne mogu da se povežu sa realnim iskustvom. Tu je važna saradnja između event centra i organizatora.
Fabrika Events funkcioniše kao partner koji razume da se uspeh događaja danas meri i u Excelu i u utiscima. Zato tim koji stoji iza prostora pomaže da se:
- već u fazi planiranja definišu ključne tačke za merenje (ulaz, zone, plenarna sala, networking)
- tehnička postavka prilagodi alatima koje organizator koristi
- tokom eventa obezbedi stabilna podrška za sve digitalne procese
Na taj način, organizator posle događaja ne dobija samo osećaj da je ‘bilo dobro’, već jasan set podataka: koliko ljudi je zaista došlo, šta ih je najviše zanimalo, gde su se zadržavali, kakav je bio ritam dana, koliko je ostvareno kontakata i koliko se sadržaj konzumirao uživo, a koliko online.
Kvalitetni događaji ne završavaju se kada se ugasi projektor. Oni se nastavljaju kroz analitiku: u izveštajima, grafikonima, zaključcima i odluci šta će sledeći put biti još bolje.
Event centri kao što je Fabrika Events razumeju važnost event data & analytics i pomažu organizatorima da svaki sledeći događaj bude pametniji, precizniji i efikasniji jer današnji standard više nije samo: ‘da sve prođe bez greške’. Standard je – da sve može da se izmeri, razume i unapredi.
